Сегодня я хотел бы остановиться на крайне важных моментах при участии в госзакупках и тендерах. Пункты важные по той причине, что многие предприниматели не уделяют им в достаточной мере внимания, а потом спотыкаются об них уже в процессе работы. Либо это и вовсе становится причиной того, что компания перестает работать в секторе госзакупок. Но обо всем по порядку.
Особенной популярностью среди предпринимателей пользуются контракты, в которых предусмотрен аванс или предоплата. Понятно, что таких тендеров в общей массе не так много. И именно по этой причине конкретно эти закупки проходят по минимальной цене, соответственно и с минимальной прибылью для бизнеса. И здесь важно понимать, что для полноценной работы в нашем секторе предпринимателю необходимо иметь в достаточной мере оборотные средства либо иметь возможность обратиться за дополнительной финансовой поддержкой в банки или к инвесторам.
У предпринимателя должен быть обязательно в штате человек (специалист, помощник), у которого будет в достаточной степени свободное время для анализа и просчета потенциально интересных закупок. Чтобы победить, к примеру, в двух тендерах, нужно поучаствовать в десяти. И каждый тендер нужно изучить, проанализировать, просчитать, дать положительный или отрицательный ответ. А чтобы прийти к этим 10 тендерам, нужно отсеять еще не менее 30. Выполнить эту работу четко и оперативно. Многие предприниматели переставали работать в госзакупках именно по этой причине — у них не было человека, который смог бы взять на себя всю эту рутинную работу.
Есть две стратегии по участию в тендерах:
1. Находим закупку в открытом доступе, просчитываем, утверждаем. Далее подготовка документов, участие, торги, победа или проигрыш. Это самая распространенная история.
2. Есть вторая, более сложная и долгая стратегия, но более эффективная. Это когда предприниматель вначале определяет для себя круг наиболее интересных и выгодных заказчиков, выходит с ними на контакт, презентует свои товары или услуги, портфолио, показывает свою эффективность и состоятельность, и вот уже затем, в будущих контрактах, он становится единственным поставщиком для этих заказчиков. Таких договоров, в общей массе и в зависимости от ниши, может заключаться от 10 до 30 процентов.
И здесь мы снова упираемся в проблему, когда у предпринимателя нет отдельного человека, кто бы смог взять на себя эти функции и правильно выстроить работу в компании. Повторюсь, в долгосрочной перспективе такая работа приносит существенные плоды.
Очень важно предпринимателю вести единую базу документов (договоров, актов и прочих документов). Часто случаются закупки, когда заказчик кроме цены выставляет следующие требования к поставщику: наличие опыта, оборудования, портфолио, количества сотрудников в штате и проч. И вот эту работу по ведению архива уже исполненных договоров нужно поставить на поток. Плюс очень важно от каждого заказчика получать благодарственное или рекомендательное письмо на фирменном бланке. В ряде тендеров наличие таких писем может стать важным подспорьем для победы.
Следующий момент: если поставщик планирует привлекать банк или инвестора в качестве финансовой поддержки, то крайне важно, чтобы в его бухгалтерии был полный порядок. Это баланс, финансовая отчетность, налоговые декларации, справки по счету, реестр договоров. Все эти документы должны правильно и своевременно оформляться, чтобы при запросе банка их можно было бы оперативно предоставить.
Друзья, а в следующем посте я расскажу о формировании идеальной команды для участия в тендерах и госзакупках!
С уважением
Андрей Акзигитов
Ваш тендерный специалист